車で約2時間離れた新拠点を常時接続！職員の不安と本部からの移動負担を減らすOfficeTV導入事例

特定非営利活動法人ワークフェアは、
北海道を拠点に、生活に困難を抱える方々への
居住支援や生活相談などに取り組むNPO法人です。

当法人では、
新たに車で約2時間弱離れた場所に、
初めての拠点を開設しました。

新拠点では現地採用の職員が勤務するため、
仕事で困ったときにすぐ相談できる環境を
整えることが課題でした。

特に心配していたのは、
近くに先輩職員がいないことで、
現地の職員が不安を感じながら仕事をすることです。

そこで、現地の職員が安心して業務に取り組めるよう、
本部の幹部職員が交代で毎日、新拠点まで足を運んでいました。

しかし、車で片道約2時間弱の移動は、
幹部職員にとって大きな負担です。

さらに、これから北海道は冬を迎えます。

雪道での長距離移動は、
通常よりも時間がかかるだけでなく、
運転の負担も大きくなります。

そのため、
本部から新拠点へ訪問する頻度を
減らしたいと考えていましたが、

現地職員へのサポートが
手薄になることを心配する担当幹部からは、
難色を示されていました。

そこで検討したのが、
離れた事務所同士を常時接続できるテレビ会議システムです。

一般的なWeb会議システムでは、
必要なときに会議を設定して接続することが多く、
ちょっとした相談のたびに操作する手間があります。

一方、拠点間を常時接続しておけば、
離れた場所にいても相手の様子を確認しながら、
必要なときに気軽に声をかけられる環境をつくれます。

複数の常時接続テレビ会議システムを比較検討した結果、
OfficeTVを選びました。

導入のしやすさと、
費用面を含めて無理なく利用を始められることが良かったです。

そして、新拠点の職員を早くサポートできる環境を整えたいと考えていたため、
スムーズに導入を進められる点にも魅力を感じました。

OfficeTVの導入によって期待しているのは、
先輩職員が隣にいなくても、
いつでも気軽に相談できる職場環境をつくることです。

新拠点と本部を常時接続することで、
現地職員が業務で判断に迷ったときや、
確認したいことがあるときに、
本部の職員へ相談しやすくなります。

また、
対応が難しい来客があった場合にも、
本部の職員がオンラインで
対応できる環境を整えたいと考えています。

これにより、
現地職員が一人で問題を抱え込まず、
本部と連携しながら安心して仕事を
進められることを期待しています。

さらに、
離れた拠点への訪問頻度を見直すことができれば、
幹部職員の長距離移動の負担軽減にもつながります。

特に冬場の移動が大変な北海道では、
拠点間をオンラインで常時接続することが、
職員の働きやすい環境づくりにも役立つと考えています。

離れた場所に新しい事務所や営業所を開設したものの、
現地の職員へのサポートや
拠点間のコミュニケーションに悩んでいる方には、
OfficeTVをおすすめしたいです。

「離れた事務所とも気軽にやり取りできたらいいのに」
「ずっとオンラインでつないでおければいいのに」

そんなことを考えている方にとって、
OfficeTVは検討する価値のあるシステムだと思います。