テレビ会議の常時接続とは？メリットデメリットを調べてみた

テレビ会議の常時接続において「窓」と「空間共有」という2つのキーワード

実際、テレビ会議システムを常時接続することにより、
具体的にどのような効果が得られるのか？？

いくつかの導入事例からメリットデメリットについて調べてみました。

目次
・そもそも、常時接続とは
・テレビ会議システム常時接続のメリット
・テレビ会議システム常時接続のデメリット
・デメリットの改善策
・まとめ

調べていくとテレビ会議の常時接続において、
「窓」と「空間共有」という2つのキーワードが見えてきました。

そもそも、常時接続とは

テレビ会議システムやweb会議システムを使って、
カメラを常につなぎっぱなしにしたり、24時間接続したりすることです。

拠点や営業所、テレワークやサテライトオフィスなど、
離れた拠点で仕事をする場合に検討されることが多いやり方です。

目的は相互管理や監視、コミュニケーションや一体感など様々ありました。

テレビ会議システム常時接続のメリット

１・遠隔地オフィスを近くに感じられる空間を作り出せる

遠隔地のオフィスや工場などの拠点風景を
壁に掛けたモニタから「窓」の様に確認でき、
一体感を醸成できる

２・在宅勤務の人がいつでもオフィスにいる社員と連絡を取り合える環境を構築できる

物理的距離があっても「空間共有」することで気軽に会話ができる為、
互いに進捗状況をいつでも確認することができ、業務の効率化につながる
（在宅勤務が可能になると、妊娠中やけがの療養中でも仕事ができる）

３・多拠点を結ぶことで業務効率化だけでなく、コミュニケーションも活性化

「空間共有」をすることで相手の顔を見ながら精度の高いコミュニケーションがとれる。
また、遠隔でマネージメントができたり、移動時間や交通費のコスト削減にも繋がる。

４・社内連絡、業務指示、情報交換、相談等が円滑に行える

全拠点の状況がリアルにわかり課題対応スピードが向上する

テレビ会議システム常時接続のデメリット

１・常に本社や拠点に監視されているようで落ち着いて業務ができない

まるで監視カメラのように感じる人がいる

２・毎日起動や接続の手間が発生する

毎日システムを起動し、お互いに接続する必要がある。
何かトラブルがあると継続せずにTVモニターが消えている状態が続き、
社内に浸透しづらい。

３・導入に新たな費用が発生する

テレビ、カメラ、マイク・スピーカー等の機材やシステム導入費用がかかる。
どれがベストの選択なのか？検討にも手間と時間がかかる

デメリットの改善策

デメリットに関しては、既に改善策が生まれていました！

１・常に本社や拠点に監視されているようで落ち着いて業務ができない

監視カメラのようなカメラのみや
Web会議システムのようなパソコンの小さなディスプレイに表示するのではなく、
55インチ程度の大型ディスプレイを利用することにより
「距離を感じることなくまるで同じフロアにいるような感覚でコミュニケーションがとれる」
「画面越しの向こう側にオフィスが続いているような感覚」
と社員から高評価が得られています。

ちょっとした雑談や簡単な打合せも自然発生的に行われるようになり、
社内コミュニケーションの活性化に一役買っているそうです。

また、マイクは常にミュートにされていて、
用事がある時だけ呼び掛けるという運用を行っているので、
他拠点の音声により気が散るようなことはなさそうです！

２・毎日起動や接続の手間が発生する

テレビ会議システムは起動とログインの手間はどうしてもかかるようです。
また、話したい拠点があれば都度、接続を切り替えないといけません。

この点は電源を押すだけで起動と接続が完了し、
接続先が時間ごとに自動で切り替わる弊社のofficeTVが使いやすそうです。
OfficeTVとは？

多くのテレビ会議システムは会議が目的で常時接続が目的ではない点が原因ですね。

３・導入に新たな費用が発生する

テレビ会議システムは高品質な映像・音声が特徴の製品であり、
導入時には必ず専用の回線敷設やハードウエアの設置にコストがかかります。

一方で、Web会議システムで利用する一般的なインターネット回線ではなく、
テレビ会議専用の回線を利用する為、接続が不安定になりづらいという利点もあります。

テレビ会議システムはアイディア次第で多彩な活用法がありますので、
投資対効果を期待してコストをかけてでも導入するのがおすすめのようです。

まとめ

今回判ったいくつかのテレビ会議システム常時接続のメリットとデメリットを天秤にかけてみた結果、
明らかに導入するメリットの方が大きいと感じました。

予想以上のコロナ長期化により社内のコミュニケーション不足が、
業務にも支障をきたしている企業も少なくないのではないでしょうか。

テレビ会議の常時接続システムは離れた場所にあるオフィスでも
スムーズにコミュニケーションがとれる「窓」の役割を果たし「空間共有」を可能にします。

ますます利用範囲を広げていくテレビ会議システム。
その使い方は日々進歩を続けており、
アイディア次第では導入企業のビジネスを更に加速させるヒントになるかもしれません。